Trang chủTrang chủ

Viết Email đúng cách!

          Bạn có bao giờ viết Email? Và khi viết Email bạn có suy nghĩ rằng mình nên viết gì chưa? Sau khi viết xong bạn có kiểm tra lại mail của mình trước khi gửi đi không? Nếu bạn còn băn khoăn về cách viết mail thì bạn nên xem 5 điều cần nhớ khi viết email.

1. Tiêu đề, Cc, Bcc

          Khi viết mail, thì việc đầu tiên là bạn cần nghĩ xem tiêu đề (Subject) mình sẽ viết gì. Tiêu đề là phần bao gồm những nội dung trong Email một cách ngắn gọn, giúp người nhận khi nhận được không cần đọc nội dung trong mail cũng biết bạn đang muốn nói về cái gì, việc gì.

          Hơn nữa, nếu bạn ghi một tiêu đề rõ ràng, thì khi nhận được phản hồi từ người mà mình đã gửi thì bạn cũng biết là lúc đó mình gửi cho người đó về nội dung gì.

          Ngoài tiêu đề, phần trên cùng của mail còn có Cc (Carbon copy) hay Bcc (Blind carbon copy). Với Cc thì khi bạn gửi mail đến một người A chẳng hạn, và bạn Cc cho người B, C, D. Thì lúc đó người A biết bạn đã gửi nội dung mà bạn gửi cho người A đến người B, C, D. Nhưng, với Bcc thì người nhận không biết mình đã gửi nội dung đó cho những ai cùng một lúc.

2. Chỉ sử dụng file đính kèm (Attachment) khi cần thiết.

          Một Email có thể trình bày bằng hai hình thức:

  • Inline text (văn bản)
  • Attachment (đính kèm)

          Inline text là phần văn bản viết trong mail. Attachment là file đính kèm từ máy tính (có thể là hình ảnh, Word, file âm thanh,…) nhưng thường không được quá 25MB.

          Với Inline text, người nhận có thể đọc nó ngay lập tức khi mở mail. Còn với File đính kèm thì người nhận phải tài xuống (download) thì mới đọc được. Khi gửi file đính kèm cho người khác, bạn nên chắc rằng:

  • Người nhận có chương trình/phần mềm để đọc file đính kèm.
  • File đính kèm không được có virus
  • File đính kèm không được mất nhiều thời gian để tải xuống
  • Nhiều người cũng không thích nhận mail có chứa attachment. Vì thế, nếu có thể gửi mail ở dạng inline text, thì bạn nên làm như vậy.
  • Không viết quá nhiều ký tự trên một dòng
  • Không phải chương trình email nào cũng đọc được hết kí tự trên cùng một dòng. Với 64 ký tự là con số lý tưởng nhất ở trên một dòng, vì thế bạn nên dùng phím Enter để xuống dòng khi cần thiết.

3. Không dùng chữ viết hoa một cách tùy tiện

          Bạn có cảm thấy bực khi nhận một Email mà trong đó, phần nội dung toàn viết chữ in hoa. Nó giống như là người gửi đang hét lên về vấn đề được đề cập trong mail.

          Trên thực tế, những từ viết hoa rất khó đọc. Khi bạn đọc, thì bạn không thể đọc nhanh nếu như đoạn văn đó viết bằng chữ in hoa.

          Vì vậy, khi muốn nhấn mạnh từ nào đó, tốt nhất là bạn nên đặt từ đó trong dấu ngoặc kép.

4. Thận trọng với những từ viết tắt.

          Khi viết một Email, bạn luôn muốn viết email một cách nhanh nhất, tiết kiệm thời gian nhất – và bạn đã viết tắt. Việc viết tắt cũng không có gì là xấu nếu như người nhận hiểu. Nhưng bạn tưởng tượng xem nếu người nhận không hiểu hoặc hiểu theo nghĩa khác, thì việc bạn dùng từ viết tắt sẽ trở nên vô nghĩa.

5. Nhớ ký tên

          Việc bạn ký tên hay ghi tên bạn cuối Email là thể hiện sự văn minh, lịch sự trong giao tiếp. Ngoài phần tên ra, bạn cũng có thể thêm Số điện thoại, số fax, địa chỉ,… Việc làm như vậy sẽ giúp cho người nhận có thể liên lạc với bạn. Có một số dịch vụ Email có tạo sẵn chữ ký mẫu để khi bạn viết mail thì chữ ký mẫu xuất hiện sẵn trong mail.Email server 11

6. Kiểm tra lại

          Sau khi viết xong email, bạn đừng gửi vội mà hãy kiểm tra lại một số phần như:

  • Tên, địa chỉ mail, tiêu đề
  • Nội dung Email. Bạn nên lưu ý xem mình có viết thiếu kí tự hay viết sai từ hay không, phông chữ có dễ đọc không.
  • Biễu mẫu hoặc hình vẽ có hợp lý chưa?
  • Và đặc biệt, bạn nên kiểm tra xem email có bị nhiễm virus hay mã độc không để bạn không gửi sang người nhận.

<< Bài mới hơn Bài cũ hơn >>

Hình ảnh Mail server


Mail server tại TPHCM

Bài viết mới nhất

  • Chưa có bài viết nào trong blog

Bài viết nổi bật

  • Email Server từ 30000 VND/tháng ở TPHCM. Click xem ngay ưu đãi. Đây là hệ thống email giúp bạn chuyên nghiệp hơn dùng Gmail, Yahoo. Liên hệ 01212047350.
  • Email Server từ 30000 VND/tháng ở TPHCM. Click xem ngay ưu đãi. Đây là hệ thống email giúp bạn chuyên nghiệp hơn dùng Gmail, Yahoo. Liên hệ 01212047350.

Tư vấn miễn phí

Hotline: 01212047350 (Mr.Tài)

Email: builamdaotai.inet@gmail.com

 

Dịch vụ khác của iNET

Thiết kế Web bán hàng miễn phí - Powered by iNET